بخش 2
فصل سوم: شرح وظایف شورای فرهنگی کاروان وظایف و مأموریت‌های شورای فرهنگی کاروان شرح وظایف و اختیارات رئیس شورای فرهنگی شرح وظایف و اختیارات دبیر شورای فرهنگی کاروان نحوه تشکیل و اداره جلسات شورا ساختار، تشکیلات و شرح وظایف گروه ارشاد کاروان پیشینه گروه‌های ارشاد ضرورت‌ها و کارکردهای گروه ارشاد نحوه و شرایط انتخاب اعضای گروه ارشاد وظایف و مأموریت‌های گروه ارشاد وظایف رابط و دبیر گروه ارشاد فصل چهارم:شرح وظایف کلی مدیران و عوامل اجرائی شرح وظایف کلی مدیران و عوامل اجرائی 1. رئوس وظایف فعالیت‌های مدیران کاروان‌ها در ایران 2. رئوس فعالیت‌های مدیر کاروان و عوامل اجرایی برای حرکت از جده یا مدینه منوره به مکه مکرمه 3. رئوس فعالیت‌های مدیر و عوامل در حالت استقرار (مرحله دوم ـ مکه مکرمه یا مدینه منوره) 4. رئوس فعالیت‌های مدیر و عوامل اجرایی در ایام تشریق (حرکت به طرف عرفات، مشعرالحرام و منی) 5. رئوس فعالیت‌های مدیر و عوامل اجرایی جهت عزیمت از مکه به جده (بازگشت
فصل سوم:
شرح وظايف شوراي فرهنگي كاروان
31 |
شرح وظايف شوراي فرهنگي كاروان
در سال‌هاي اخير تركيب سني و وضعيت تحصيلي زائران بيت الله الحرام كاملاً تغيير يافته و در نتيجه زمينه براي انجام كارهاي فرهنگي به منظور بهره‌برداري معنوي هر چه بيشتر از اين سفر الهي فراهم تر شده است.
از اين رو و بر اساس مصوبة شوراي برنامه‌ريزي بعثه مقام معظم رهبري و تأييد نمايندة محترم ولي فقيه، در هر كاروان شورايي مركب از روحاني، معين، معينه، مدير، معاون، پزشك و رابط گروه ارشاد تشكيل و نسبت به برنامه‌ريزي‌هاي فرهنگي و اجراي مطلوب آن در كاروان بر اساس سياست‌هاي مصوّب بعثه مقام معظّم رهبري انجام وظيفه مي‌نمايند.
وظايف و مأموريت‌هاي شوراي فرهنگي كاروان
- اجراي مطلوب طرح‌ها و برنامه‌هاي ابلاغي.
- اطلاع رساني به موقع جلسات و برنامه‌هاي فرهنگي به زائران.
- بررسي پيشنهادها و انتقادات زائران و رسيدگي به آنها.
32 |
- شناسايي نيروهاي مستعد، جهت همكاري با روحاني، شوراي فرهنگي كاروان و بعثه مقام معظم رهبري.
- برنامه ريزي جهت تشكيل جلسات ويژه به مناسبت اعياد، وفيات، بزرگداشت ايام الله و شركت با شكوه در مراسم و جلسات عمومي بعثه (دعاي كميل، برائت از مشركان و...)
- شناسايي ظرفيت‌هاي جديد فرهنگي – مذهبي؛ و استفاده از آن به منظور غني سازي برنامه‌هاي فرهنگي موسم و بهره‌گيري افزون‌تر از فرصت استثنايي موسم حج.
- ارزيابي چگونگي حضور و رويكرد زائران كاروان در جلسات، مراسم و برنامه‌هاي مختلف حج.
- شناسايي و معرفي زائران موفق كاروان.
- نظارت بر رفتار اجتماعي زائران و ارائه رهنمودها و آموزش‌هاي لازم به آنان.
- ساماندهي تبليغات داخلي كاروان و بررسي محتوايي و نظارت بر انجام آن.
- كاروان‌هايي كه فاقد معين يا معينه مي‌باشند، اعضاء شوراها با عضويت زائران فرهنگي كاروان تا سقف 7 نفر تكميل مي‌گردد.
- بررسي آسيب‌ها و نيازهاي فرهنگي كاروان و انتقال آن به بعثه مقام معظم رهبري به همراه راه‌حل‌هاي مؤثر.
شرح وظايف و اختيارات رئيس شوراي فرهنگي
- انتخاب اعضاي گروه ارشاد كاروان با همكاري مدير كاروان
- اداره جلسات شوراي فرهنگي كاروان
- تعيين دستور جلسات شوراي فرهنگي
33 |
- نظارت مستمر و اتخاذ تدابير لازم جهت حسن اجراي مصوبات شورا و مصوبات ابلاغي
- ارتباط و هماهنگي مستمر با معاونت آموزش و پژوهش در ايران، مدينه و مكّه.
- تأييد و ارسال گزارش‌هاي عملكرد شورا قبل از موسم، در موسم و پس از آن، همچنين تأييد و ارسال ارزيابي‌هاي انجام شده.
شرح وظايف و اختيارات دبير شوراي فرهنگي كاروان
- معرفي اعضاي گروه ارشاد كاروان به معاونت آموزش و پژوهش بعثة مقام معظم رهبري (پس از تأييد رئيس شوراي فرهنگي كاروان)
- تدارك مقدمات برگزاري مطلوب و مستمر جلسات شوراي فرهنگي پيش از موسم و در موسم.
- تهيه و تنظيم صورتجلسات و مصوبات شورا و ثبت و نگهداري مطلوب آن.
- پي‌گيري‌هاي اجرايي جهت اجراي به موقع و مطلوب مصوبات شورا.
- تهيه و تنظيم گزارش عملكرد شورا و ارسال آن به معاونت آموزش و پژوهش، پس از تأييد رئيس شوراي فرهنگي كاروان.
- ارتباط و تعامل مستمر با دفتر شوراهاي فرهنگي كاروان‌ها در ايران و مكه و مدينه
تذكر: مسئوليت اجراي برنامه‌هاي فرهنگي كاروان مشتركاً بر عهده رئيس و دبير شورا مي‌باشد كه از طريق شورا و با تعيين مسئول پيگيري براي هر يك از برنامه‌ها انجام مي‌شود.
34 |
- جلسات شورا با اكثريت اعضا رسميت پيدا مي‌كند.
- اداره جلسه به عهده روحاني محترم كاروان است.
- مدير كاروان، دبيري شورا را بر عهده خواهد داشت.
- تصميم گيري جلسات و مصوبات آن با اكثريت نسبي رأي حاضرين معتبر است.
- جلسات شورا در موسم حج هر هفته يكبار و در ايران، سه بار تشكيل مي‌شود.
- تصميم‌گيري‌ها و مصوبات شورا فقط مربوط به همان كاروان و محل استقرار آنان مي‌باشد.
ساختار، تشكيلات و شرح وظايف گروه ارشاد كاروان
شناخت حوزه مسؤوليت و چگونگي انجام وظايف محوله، از شروط اصلي مسؤوليت دهي و يا مسؤوليت‌پذيري است كه اگر با شرايط ديگر پيوند پيدا كند، ضريب موفقيت را دو چندان خواهد كرد.
از اين رو وظايف و ساختار و تشكيلات گروه‌هاي ارشاد كاروانهاي حج جمهوري اسلامي ايران به اطلاع و آگاهي اعضاي گروه‌ها مي‌رسد. اميد است با تكيه بر درياي بيكران عنايات الهي و حسن تدبير و عمل، زمينه‌هاي مناسب جهت تحقق حج ابراهيمي فراهم آيد.
پيشينه گروه‌هاي ارشاد
گروه ارشاد زائران بيت الله الحرام براي اولين بار پس از پيروزي انقلاب اسلامي با همكاري تعداد محدودي از زائران بيت الله الحرام
35 |
در بعثه مقام معظم رهبري تشكيل و در مكان‌هاي خاصي همچون بقيع، به ارشادو راهنمايي زائران مي‌پرداختند.
اين شيوه گرچه موفقيت‌هايي را به همراه داشت. ليكن همواره با كاستي‌هايي روبرو بود كه موجب شد تا معاونت آموزش و پژوهش بعثه مقام معظم رهبري با بهره‌گيري از نظريات و پيشنهادهاي دست اندركاران امر حج، و با بازنگري در تشكيلات و سازماندهي و روش اجرايي آن، گروه‌هاي ارشاد كاروان‌ها را به شكل كنوني سازماندهي نمايد.
ضرورت‌ها و كاركردهاي گروه ارشاد
انقلاب و نظام مقدس جمهوري اسلامي، اهداف بزرگي را براي حج و حج گزاران تعيين و تبيين كرده است:
- انجام حج صحيح و مقبول توسط حجاج.
- ايجاد تحول روحي و اخلاقي در حاجيان.
- معرفي مكتب اهل بيت: و نظام جمهوري اسلامي ايران به ديگران.
- فرهم نمودن زمينه هرچه بيشتر اخوت ديني و وحدت اسلامي.
رسيدن به اين اهداف، با توجه به محدوديت امكانات، جز با اتكا به نيروهاي مؤمن و عاشق خدمت به اسلام عزيز و نظام جمهوري اسلامي ايران ميسّر نخواهد شد.
با توجه به مقدمات پيشين و اهداف فوق، همه ساله از ميان زائران هر كاروان عده‌اي از خواهران و برادران براي انجام مسؤوليت ديني و شرعي امر به معروف و نهي از منكر و ارشاد ديگر زائران، و نيز برنامه‌ريزي‌ها و فعاليت‌هاي فرهنگي كاروان انتخاب
36 |
مي‌شوند تا ضمن پيش‌گيري از اموري كه در آن محيط به شيعه و تشيع لطمه وارد مي‌كند، با برگزاري برنامه‌هاي مؤثر ديني و فرهنگي، دين خود را به ائمه معصومين: ادا نموده، ديگر مسلمانان را به مكتب اهل بيت علاقه‌مند و اميدوار سازند.
نحوه و شرايط انتخاب اعضاي گروه ارشاد
- اعضاي گروه ارشاد كاروان‌ها، از ميان واجدين شرايط مدير كاروان معرفي و جهت بررسي و تأييد نهايي به روحاني كاروان پيشنهاد مي‌شود.
- تعداد اعضاي گروه ارشاد، يك نفر به ازاي هر ده زائر است كه حداقل 3 / 1 از آنان از بانوان زائر مي‌باشند.
- شرايط لازم براي عضويت در گروه ارشاد بدين شرح است:
- توان جسماني.
- آشنايي نسبي با احكام و معارف اسلامي
- رعايت شؤون ديني و اسلامي (به ويژه حجاب در خانم‌ها)
- مقبوليت نسبي در كاروان
- اولويت‌هاي مورد نظر براي انتخاب اعضاي گروه ارشاد نيز بدين شرح است:
- تحصيلات ليسانس به بالا.
- وابستگي به خانواده شهدا.
- جانبازي و حضور در جبهه‌هاي حق عليه باطل.
- آشنايي با يكي از امور هنري (خطاطي، نقاشي، عكاسي و...)
37 |
- پس از تأييد اعضاي گروه ارشاد توسط روحاني كاروان، اسامي و مشخصات اعضاي گروه توسط دبير شورا در فرم پيوست مندرج و در تاريخ مقرر به ستاد مركزي شوراها ارسال مي‌شود:
- گروه‌هاي ارشاد، جلسات خود را در ايران و موسم حج، با حضور روحاني و مدير تشكيل داده و زير نظر آنان فعاليت مي‌كنند.
- تعداد جلسات گروه ارشاد در ايران، حداقل هر ماه يكبار و در موسم حج حداقل 1 جلسه در هفته مي‌باشد.
- اعضاي گروه ارشاد، در اولين جلسه، يك نفر را از ميان خود به عنوان دبير گروه و رابط با معاونت آموزش و پژوهش بعثه مقام معظم رهبري، انتخاب و به رئيس و دبير شوراي فرهنگي معرفي مي‌كنند.
وظايف و مأموريت‌هاي گروه ارشاد
- تشريك مساعي و حضور فعال و مؤثر در اجرا و برگزاري مراسم و فعاليت‌هاي فرهنگي كاروان
- جمع آوري و بررسي پيشنهادات و انتقادات زائران جهت ارائه به شوراي فرهنگي كاروان
- تعامل و ارتباط مستمر با معاونت آموزش و پژوهش بعثه، از طريق دبير و رابط گروه.
- نظارت بر رفتار اجتماعي زائران و اتخاذ تدابير مناسب براي ارشاد و راهنمايي آنان در طول سفر.
- كمك به افراد نيازمند و ناتوان در انجام مناسك،زير نظر روحاني كاروان (به ويژه در زمان احرام، ميقات‌ها و ايام تشريق).
- همكاري با شوراي فرهنگي كاروان در اجراي مصوبات
38 |
- برنامه‌ريزي و اتخاذ تدابير لازم جهت استمرار تشكيل جلسات كاروان در ايران پس از بازگشت از حج.
- پيگيري و اجراي امور محوله و ارجاعي از سوي ستاد مركزي شوراها در بعثه مقام معظم رهبري.
- تدارك زمينه‌هاي لازم جهت برگزاري منظم و مطلوب جلسات گروه ارشا در ايران و موسم حج، زير نظر روحاني و مدير كاروان.
- ثبت و نگارش صورتجلسات گروه ارشاد
- پيگيري و اجراي مصوبات گروه ارشاد با همكاري اعضاي گروه و ساير زائران
- تهيه و تدوين گزارش عملكرد و فعاليت‌هاي گروه ارشاد، جهت ارائه به شوراي فرهنگي كاروان.
تبصره: گزارش‌هاي مهم، لازم است در همان روز به شوراي فرهنگي كاروان يا بعثه داده شود.
توزيع، تكميل و جمع آوري پاسخ‌نامه‌هاي مربوط به نظرسنجي از زائران و ارسال آن به واحد مربوطه در بعثه مقام معظم رهبري.
39 |
فصل چهارم: شرح وظايف كلي مديران و عوامل اجرائي
40 |
شرح وظايف كلي مديران و عوامل اجرائي
انجام صحيح حج، آرزوي حجاج بيت الله الحرام است و اين امر بستگي زيادي به حس وظيفه شناسي و علاقه مندي دست اندركاران كاروان دارد و در صورت عدم هماهنگي و تفاهم، كارها مسير صحيح خود را طي ننموده و باعث مي شود كه زائرين قادر به درك لذت واقعي سفر نشده و چه بسا در انجام صحيح اعمال حج تمتع كه از حساسيت و ظرافت خاصي برخوردار است، توفيق نيابند كه البته در اين صورت مسئوليت شرعي و قانوني آن متوجه مسببين و افرادي است كه در انجام وظايف خويش كوتاهي كرده‌اند. از اين رو بيش از توجه و دقت در بندهاي شرح وظايف، همدلي و همكاري اعضاء كاروان كارساز خواهد بود. به ديگر سخن، ضامن اجراي صحيح شرح وظايف ذيل، حس نوع دوستي، عشق خدمت به ضيوف الرحمن، حلم و بردباري، خوشرويي، ادب و متانت است.
41 |
1 . رئوس وظايف فعاليت‌هاي مديران كاروان‌ها در ايران
- اخذ حكم مسئوليت كاروان از مديريت حج و زيارت استان مربوطه.
- دريافت كليه دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌هاي سازمان در خصوص چگونگي ثبت نام، اخذ و جمع آوري مدارك مورد نياز، ضوابط انتخاب اعضاء كاروان و...
- تعيين اعضاء كاروان بر مبناي ضوابط ابلاغي سازمان.
- تعيين محل ثبت نام مناسب كه با ديگر مشاغل تداخل نداشته باشد و نصب تابلو يا پلاكارد كاروان و شماره آن و اعلام رسمي براي جذب زائر.
- انجام اقدامات مربوط به معاينات پزشكي زائرين و كارت واكسينانسيون.
- اطلاع رساني و انجام امور مربوط به قرباني حجاج برابر دستور العمل صادره.
- توجيه زائرين نسبت به رعايت قوانين و مقررات خروج و ورود به كشور و حتي المقدور قوانين و مقررات عربستان.
- توجيه اعضاء كاروان و سازماندهي آنان و انتخاب 3 نفر نماينده زائرين در يكي از اولين جلسات آموزش.
- انجام هماهنگي براي تهيه ساك زائرين با نظارت نمايندگان آنان.
- تعيين محل آموزش و اعلام كتبي به زائرين.
- تشكيل جلسه مشترك براي برنامه‌ريزي آموزشي زائرين با تركيب روحانيون، مدير پزشك و معاون كاروان
42 |
- تحويل جدول زمان بندي آموزش به زائرين با هماهنگي روحاني در جهت برنامه‌ريزي و تشكيل كلاس‌هاي آموزش زائرين در ايران.
- گروه بندي زائرين بر اساس انتخاب آنان و اعلام آن به زائرين در ايران با پيش فرض ظرفيت هر اتوبوس 45 نفر.
- دريافت امكانات آموزشي، تبليغي و رفاهي و توزيع آن بين زائرين در مبادي ذيربط و نمايش فيلم‌ها و نوارهاي آموزشي در جلسات و توجيه آنان.
- دعوت و اعلام تاريخ آموزش عملي فرآيند حج با توجه به ساختار جديد و ويژگي‌هاي آن، آزمايش عملي آن در ايران و انتقال كاروان از محل ثبت نام به محل آموزش عملي.
- اخذ مدارك مسكن و نشاني و نقشه مسكن مكه و مدينه در ايران از حج و زيارت استان مربوطه.
- اخذ دستور العمل مالي كاروان به انضمام دفاتر مالي و اعتبارنامه از حج و زيارت استان.
- دريافت و توزيع كارت شناسايي زائرين.
- رعايت دستور العمل مالي در چگونگي هزينه و سقف اعتبارات تخصيصي.
- معرفي اعضاء پيش پرواز جهت اخذ رواديد به واحد مربوطه.
- برنامه‌ريزي براي تعيين افراد هم اطاق بر اساس متغيرهاي مختلف از جمله تمايل زائرين (حتي الامكان) در ايران.
- تقسيم اتاق‌ها بر اساس پلان تحويلي از حج و زيارت استان بين زائرين.
- اعلام اسامي گروه‌هاي هم اطاقي به زائرين.
43 |
- اطلاع از تاريخ و ساعت سفر و اعلام آدرس و تلفن هتل محل استقرار مكه و مدينه.
- ارتباط با زائرين در پرواز با رعايت حدود وظايف تيم پرواز و رفع مشكلات احتمالي با هم فكري تيم پرواز
- توجيه زائرين مبني بر در دسترس داشتن گذرنامه، كارت واكسيناسيون و كارت شناسايي در فرودگاه‌هاي مبدأ و مقصد.
2. رئوس فعاليت‌هاي مدير كاروان و عوامل اجرايي براي حركت از جده يا مدينه منوره به مكه مكرمه
- تهيه مكاني براي استقرار زائر و نصب تابلوي كاروان.
- ارتباط با ستاد مستقر در جده
- تحويل اثاثيه و وسايل زائرين و انتقال به محل استقرار به وسيله عوامل كاروان با همكاري زائرين.
- تهيه شام يا ناهار و پذيرايي زائرين از طريق ستاد مستقر در جده يا مدينه.
- هماهنگي جهت حركت و سوار شدن در اتوبوس، تحويل اتوبوس و ارتباط با ستاد در خصوص حمل و نقل (سرعت عمل مدير و عوامل بسيار مهم است).
- زائرين براي سوار شدن در اتوبوس بايد از قبل سازماندهي شده، افراد بايد تركيب اوليه شان مشخص و سرگروه هر اتوبوس به زائرين معرفي شده باشد (پيش بيني اين امر بايد در ايران و در جلسات آموزشي انجام گرفته باشد).
- نظارت بر بارگيري بارها در اتوبوس‌ها و كنترل اتوبوس‌هاي تحويلي.
44 |
- وسايل اصلي و احرام در كيف كوچك داخل اتوبوس و همراه زائر باشد.
- استقرار در اتوبوس‌ها و تحويل تغذيه بين راهي.
- حركت اتوبوس‌ها پس از آمارگيري زائرين.
- توقف بين راهي جهت تغذيه، نظافت، اقامه نماز و...
- استقرار در جحفه و پوشيدن لباس احرام جهت عزيمت به مكه مكرمه.
- اعلام زمان حركت و مسير اتوبوس درون شهري در مدينه منوره و مكه مكرمه.
- تهيه اتوبوس و برنامه‌ريزي براي زيارات دوره در مدينه منوره و مكه مكرمه و اعلام به زائرين.
- تحويل گرفتن اتوبوس و توجيه زائرين براي ساعت حضور در كاروان براي تحويل بار و سوار شدن و عزيمت به مكه.
- تعويض لباس و پوشيدن لباس احرام در هتل جهت عزيمت به مسجد شجره.
- بارگيري و سوار شدن در اتوبوس‌ها.
- اطمينان از جا نماندن وسايل.
- توقف در مكتب حجاج ايران جهت تحويل گرفتن گذرنامه زائرين هر اتوبوس.
- حضور در مسجد شجره حداكثر يك ساعت قبل از مغرب و اقدام براي بستن احرام.
- توزيع تغذيه و شام در حركت.
- ورود به مكه و توقف در مركز استقبال و تحويل گذرنامه‌ها و دريافت رسيد گذرنامه.
- استقرار در محل اسكان.
45 |
- هماهنگي با روحاني جهت زمان عزيمت زائرين به مسجد الحرام براي انجام مناسك حسب شرايط ورود.
3. رئوس فعاليت‌هاي مدير و عوامل در حالت استقرار (مرحله دوم ـ مكه مكرمه يا مدينه منوره)
- معرفي خود و اعضاء پيش پرواز به ستادهاي مناطق.
- مراجعه به بخش مسكن جهت تحويل مسكن . (وظايف عوامل پيشرو)
- كنترل اسناد منازل تدارك شده در جهت اجراي صحيح تعهدات مالكين بر اساس دستور العمل. (وظايف پيشرو)
- تحويل مسكن و آماده سازي آن در زمينه‌هاي تأسيستاني، بهداشت و نظافت، دريافت امكانات و تجهيزات از مالك بر اساس تعهدات مندرج در سند و دريافت اقلام لازم از تداركات و خريد امور مصرفي. (وظايف عوامل پيشرو)
- نصب علائم جهت يابي در مسير محل استقرار كاروان. (وظايف عوامل پيشرو)
- تقسيم اتاق‌ها بر اساس گروه‌ها و زائرين مرد و زن بر اساس پلان تحويلي. (وظايف عوامل پيشرو)
- تجهيز محل طبخ، انبار و سالن.
- تجهيز محل نگهداري گرم كن غذا از نظر پريز برق و مكان استقرار آن.
- تنظيم درجه حرارت گرم كن غذا با توجه به دستور العمل ابلاغي و سرو غذاي گرم بين زائرين.
- تجهيز محل آموزش و سالن اجتماعات.
46 |
- اعلام محل اسكان و نشاني آن به گروه‌ها در ايران و هماهنگي لازم در مورد زمان حركت و رسيدن به مقصد.
- سازماندهي اعضاي كاروان در قالب نمودار سازماني در حالت استقرار.
- استقبال از گروه‌ها در محل استقبال و هدايت آنها به محل اسكان.
- تجهيز و راه اندازي مطب پزشك كاروان در مكاني متناسب با شئونات بيمار و پزشك بر اساس استاندارد پيوست و برنامه‌ريزي در خصوص بهره‌برداري مطلوب امور درماني و بهداشتي.
- تزيين كاروان در امور تبليغي و بهداشتي و ابلاغ تذكرات مهم و ضروري به زائرين از طريق نصب پلاكارد و ... .
- برنامه‌ريزي در خصوص اطلاع رساني به زائرين و توزيع خبرنامه.
- شركت در جلسات ستادهاي مناطق مكه و مدينه.
- برنامه‌ريزي در خصوص ايام تشريق و امور حمل و نقل اعم از تحويل وسايط نقليه براي حمل مسافر و بار و زمانبندي آن، تحويل خيام، نصب علائم و اسكان زائرين در آنها، امور تغذيه در عرفات، مني و... .
- برنامه‌ريزي به منظور هماهنگي با سر گروه‌ها و روحانيون جهت اعمال مناسك حج در ايام تشريق.
- برنامه‌ريزي و هماهنگي جهت شركت زائرين در جلسات مذهبي بعثه.
- برنامه‌ريزي و هماهنگي جهت زيارت دوره در مدينه منوره و مكه مكرمه.
47 |
- دريافت و نگهداري ارز شخصي زائرين در طول سفر و عودت آن به هنگام درخواست زائر.
- نظارت و كنترل در نگهداري بار همراه زائر در زمان حمل و نقل.
- رعايت دستور العمل سازمان در تكميل و ارائه فرم‌هاي مربوط به واحدهاي ذيربط در ستادهاي جده، مكه مكرمه و مدينه منوره در مقابل اخذ رسيد.
- رعايت دستور العمل مالي در چگونگي هزينه و سقف اعتبارات تخصيصي و تنظيم دفتر هزينه كاروان.
- رعايت صرفه و صلاح بودجه بيت المال و كيفيت و كميت مواد مورد نياز كاروان با در نظر گرفتن اصل عدم اسراف و تبذير.
- همكاري با واحدهاي امداد گمشدگان در موارد نياز.
- شركت در جلسات توجيهي و آموزشي پيش بيني شده از سوي سازمان.
- ارتباط مستمر با سازمان در ايران و شركت در جلسات مناطق در ستادهاي مكه و مدينه به جهت ارائه و دريافت اطلاعات مورد نياز سازمان و كاروان به خصوص ايجاد هماهنگي و همكاري با ستادهاي مكه و مدينه در مورد برگزاري دعاي كميل و مراسم برائت از مشركين، توزيع نشريه زائر و تراكت‌هاي بهداشتي، تبليغي و آموزشي و ساير مسائلي كه از سوي مسئولين ستادهاي مكه و مدينه به مديران كاروان‌ها تحويل مي‌گردد.
- حفظ اموال و اثاثيه تحويلي.
- حفظ اثاثيه زائرين در محل اسكان و در مواقع جابجايي و جلوگيري از بروز خسارت.
48 |
- كنترل و نظارت و ايجاد هماهنگي در بين عوامل اجرايي كاروان.
- اجتناب از بكارگيري خدمه غير ايراني اعم از مرد يا زن در محل كاروان به استثناء راننده.
- خريد اقلامي كه واحد تداركات تحويل كاروان‌ها مي‌نمايد ممنوع مي‌باشد مگر در شرايطي استثنايي با اعلام واحد مربوطه و مجوز مدير ستاد منطقه.
4. رئوس فعاليت‌هاي مدير و عوامل اجرايي در ايام تشريق (حركت به طرف عرفات، مشعر الحرام و مني)
- تهيه وسايل نقليه براي عزيمت زائرين به عرفات از مكاتب و شركت‌هاي اتوبوس (النقابه للسيارات).
- تهيه مجوز ورود به عرفات و مني از ستاد منطقه (تصريح).
- شناسايي و تحويل محل استقرار كاروان در عرفات و مني.
- بارگيري وسايل مورد نياز زائر و كاروان.
- سوار نمودن زائرين براي اعزام آنان به عرفات.
- اطمينان از محرم شدن زائرين و آوردن وسايل ضروري همانند دارو، وسايل شخصي و ...
- اعلام زمان عزيمت برابر دستورالعمل‌هاي ابلاغي در عربستان از سوي ستاد به نحوي كه با مشكل ترافيكي برخورد ننمايند.
- استقرار در محل اسكان چادرها در عرفات.
- وقوف شرعي / دعاي عرفه و...
- شركت در مراسم برائت.
49 |
- عزيمت از عرفه به مشعر الحرام بعد از نماز مغرب.
- محل استقرار در مشعر و وقوف و ضرورت آشنايي عوامل كاروان
- وقوف اضطراري بانوان و افراد مسن و بيمار با در نظر گرفتن امور شرعي با هماهنگي و نظارت روحاني كاروان.
- جمع آوري سنگ به نحوي كه موجب گم شدن زائرين و ... نگردد و يا آماده كردن سنگ‌هاي تهيه شده در حرم با هماهنگي روحاني كاروان.
- برنامه‌ريزي و هدايت عمل رمي جمره بانوان قبل از طلوع آفتاب و استقرار آنان در محل اسكان مني.
- انتقال زائرين مرد بعد از وقوف و طلوع آفتاب به مني.
- استقرار زائرين مرد در مني و پذيرايي و استراحت.
- رمي جمره توسط زائرين مرد با راهنمايي مدير يا معاون.
- انجام قرباني با توجه به برنامه‌ريزي قبلي ( 1 ).
- مراجعت به مكه و انجام اعمال.
5. رئوس فعاليت‌هاي مدير و عوامل اجرايي جهت عزيمت از مكه به جده (بازگشت)
- تهيه و دريافت بليط‌هاي برگشت از شركت هواپيمايي مربوطه به انضمام تك‌هاي بار.
- توزيع تكها و توافق با هواپيمايي جهت تحويل بار.
- انتقال بار حجاج به كاميون و تحويل آن به هواپيمايي.
- اعزام يك نفر در صورت نياز به همراه بار به جده.
1 . شايسته بود وظايف مديران در زمان بيتوته زائران در مني هم ذكر مي‌گرديد.
50 |
- استقرار در اتوبوس و مواظبت از تعويض و مفقود شدن و جا نماندن وسايل و اسناد و بار زائرين.
- پيش بيني تداركات بين راه و توقف‌هاي احتمالي مورد نياز.
- حضور در فرودگاه و عزيمت به موقع (چند ساعت قبل از پرواز بر اساس اعلام ساعت پرواز) به فرودگاه.
- پذيرايي در فرودگاه.
- اعلام مراعات بهداشت در فرودگاه به صورت ويژه.
- توجيه در خصوص ابعاد بار و وزن و ... در طول سفر
- تحويل اسناد (پاسپورت) به زائرين جهت خروج.
- اعلام عدم بردن اشياء ممنوعه به داخل هواپيما در طول سفر.
- همراهي كامل عوامل اجرايي كاروان و گروه‌ها با زائرين تا آخر سفر در ايران و خروج از فرودگاه (عبور از گمرك)
6-شرح وظايف مديران و عوامل اجرايي كاروانهاي مشمول طرح تغذيه متمركز
اهميت تغذيه صحيح خصوصاً در سفر و نقشي كه در تأمين سلامتي و آسايش افراد دارد بر كسي پوشيده نيست و اين امر در سفر حج كه آداب و اعمال خاص دارد، اهميتي مضاعف مي‌يابد.
در پي اجراي طرح تغذيه متمركز در چند سال گذشته، درسال جاري نيز با تشكيل جلسات متعدد كارشناسي و استفاده از نظرات و ديدگاه‌هاي افراد خبير و آگاه، ضمن انجام برخي اصلاحات و تغييرات در آشپزخانه‌هاي سال قبل و تأمين وسايل و تجهيزات لازم توسط طرف‌هاي قرارداد، سعي شده تا ان شاء الله مشكلات اجرايي كار به حداقل ممكن كاهش يابد.
51 |
با توجه به اهتمام و اراده سازمان براي اجراي موفق طرح طبخ متمركز دستور العمل حاضر در 11 بند حاوي نكات ضروري در زمينه تداركات و تغذيه در حج سال جاري، جهت ابلاغ به مديران كاروانهاي آن استان ارسال و خاطر نشان مي‌گردد كه هرگونه قصور و كوتاهي در انجام آن علاوه بر تخلف شرعي مستوجب مسئوليت‌هاي اداري نيز بوده، سازمان را ملزم به انجام اقدامات لازم درباره شخص متخلف خواهد نمود.
اميد است با همكاري و همدلي همه عزيزان دست اندركار بتوانيم خدمتي شايسته به زائرين محترم حرمين شريفين ارائه نموده، با تأمين رضايت ايشان رضايت رب البيت را فراهم كنيم. ان شاء‌الله
- تغذيه متمركز در سال جاري براي كليه كاروانهاي ساكن در مدينه منوره و حداقل 75 هزار نفر از زائرين محترم در مكه مكرمه اجراء خواهد شد و بر اساس الزاماتي كه دولت عربستان اعلام نموده در آينده به كليه زائرين تعميم خواهد يافت.
- كليه كاروانهاي تحت پوشش طرح موظفند فردي را براي تحويل گرفتن غذا از كانتينرهاي حامل گرم كن‌ها انتخاب و معرفي نموده، وي را موظف كنند در ساعتي كه از سوي معاونت تغذيه ستاد مربوطه ابلاغ خواهد شد جلوي درب ساختمان براي اخذ غذا حاضر باشد.
- ضروري است گرم كن حامل غذا بلافاصله پس از تحويل به داخل كاروان منتقل و به برق وصل شود.
- در سال جاري پرسنل مورد نياز آشپزخانه‌هاي متمركز به صورت ثابت انتخاب شده و به عربستان اعزام و مطابق برنامه‌اي كه از سوي معاونت تغذيه و تداركات ستاد مربوطه ابلاغ خواهد شد، انجام وظيفه مي‌كنند.
52 |
- كليه كاروان‌ها آشپز‌هاي همكار خود را چون ديگر عوامل از بين افراد خبره و داراي تجربه و تبحر كافي و صلاحيت‌هاي لازم گزينش نمايند تا از اين جهت نقصي در خدمت رساني به زائرين حرمين شريفين پيش نيايد (اگر چه تمام زائرين مدينه و حداقل 75 هزار نفر زائر مكه در طرح تغذيه متمركز قرار دارند).
- لازم است تحويل گيرنده غذا در حمل گرم كن‌ها دقت كافي به عمل آورده، توجه كند تا به آنها آسيبي نرسد و پس از هر بار استفاده آن را در جاي مناسب دور از دسترس افراد متفرقه قرار داده، درب آنها به هيچ وجه تا هنگام توزيع غذا باز نشود و براي جلوگيري از اتلاف وقت در زمان مقرر به پايين ساختمان منتقل نموده، با گرم كن محتوي غذا مبادله كند. مسئوليت هرگونه تأخير در اخذ گرم كن حامل غذا و عودت گرم كن مربوط به وعده قبل و اختلال در تأمين به موقع غذاي زائرين و خراب شدن دستگاه‌هاي گرم كن غذا به عهده مدير كاروان است.
- توجه به اهميت نحوه سرو غذا در حفظ كيفيت آن و تأمين رضايت زائرين ضروري است. مدير كاروان محلي مناسب و سرپوشيده جهت قرار دادن دستگاه گرم كن پيش بيني و از تأمين برق مورد نياز آن مطمئن شود. دستگاه گرم كن بايد تا زمان توزيع غذا به برق وصل و ضمن كنترل دائمي مخزن آب، دماي آن در حد 80 سانتيگراد حفظ شود. به هر حال اهتمام به ارائه غذاي گرم به زائرين (حتي افرادي كه خارج از وقت تعيين شده براي صرف غذا مراجعه مي‌كنند) خدمتي است كه ان شاء الله مأجور خواهد بود.
53 |
- شستشوي گرم كن‌ها به عهده طرف قرارداد است و مديران كاروان‌ها بايد از شستشوي آنها در محل كاروان جلوگيري كنند، ليكن شستشو و خشك كردن ظروف مربوط به گرم‌كن‌ها و نظافت محيط توزيع غذا و ضد عفوني آنها ضروري است.
- ضروري است توزيع غذا در داخل آشپزخانه‌ها انجام شود و عوامل كاروان پس از زائرين اقدام به صرف غذا بنمايند و در خاتمه كار با معدوم نمودن غذاهاي باقيمانده كه در جهت تأمين سلامت زائرين امري مهم به شمار مي‌رود، اقدام نمايند.
- غذاي معمولي به نسبت تعداد زائرين و خدمه و غذاي رژيمي به نسبت آمار (به نسبت پيش بيني شده) طبخ خواهد شد و در صورتي كه كاروان‌ها نياز به غذاي بيشتري داشته باشند، ضروري است آمار مورد نظر خود را كتباً به مدير ايراني آشپزخانه اعلام نمايند.
- نظر به تأثير نحوه چيدمان غذا و سفره آرايي در تحريك اشتهاء و ميل زائرين، خواهشمند است دائماً به آشپز توزيع كننده غذا تذكر لازم داده و در تهيه دورچين مناسب و زيبا براي غذا نظارت و تأكيد نمايند. ميزان دورچين مطابق دستور العمل معاونت تغذيه ستاد مربوطه و در حدي باشد كه در صورت عدم علاقه برخي از زائرين محترم به نوع غذاي اصلي، انرژي لازم را بري ايشان تأمين نمايد.
تذكر: در سال جاري همانند سال گذشته به منظور سهولت و تسريع در ارتباط مديران كاروان‌ها با واحدهاي ستادي و آشپزخانه، دو عدد سيم كارت تلفن همراه در اختيار مديران و معاونين كاروان‌ها (به محض ورود به عربستان) قرار خواهد گرفت، بنابراين ضمن استفاده صحيح از آن به راحتي مي‌توانند در صورت بروز هرگونه مشكل با مسئول مربوطه تماس حاصل و مشكل كاروان خود را حل نمايند.
54 |
55 |
رئوس وظايف و فعاليت‌ها در ايران
- همكاري و حضو موثر در امر ثبت نام در بخش مراجعه بانوان، تطبيق مدارك با متقاضي
- حضور مستمر و مؤثر در كلاس‌هاي آموزشي به منظور افزايش سطح ارتقاء معلومات فردي و ديني
- ايفاء نقش فعال و مؤثر در برپايي و تشكيل جلسات آموزش وي همكاري و همياري مستمر در بخش آموزش بانوان با روحاني و معينه كاروان.
- پيگيري و هماهنگي لازم در امر تشكيل جلسه آموزشي خاص بانوان و انتقال مطالب لازم به روحاني و معينه كاروان
- هماهنگي و كنترل لازم در ميان زائرين زن در هنگام عزيمت به فرودگاه مبدأ و ايجاد تعامل و ارتباط لازم با مدير در ارائه و احصاء آمار دقيق زائرين زن و انتقال مسائل و مشكلات احتمالي به مدير كاروان.
- شناسايي و برقراري ارتباط صحيح با زائرين زن در جهت شناسايي مشكلات و روحيات آنان
- فراگيري دوره‌هاي كمك‌هاي اوليه در حد ضرورت به منظور خدمت رساني به موقع و ضروري
56 |
رئوس وظايف و فعاليت‌ها در طول سفر در عربستان
- حضور دائم و مؤثر در كنار زائرين زن در هنگام حضور در فرودگاه (جده و مدينه) و ارائه خدمات مشاوره لازم در جهت آماده سازي و ارائه مدارك و... و همچنين كنترل و مساعدت به زائرين به منظور سوار شدن بر اتوبوس‌هاي مستقر و اطلاع از آخرين وضعيت زائرين زن گروه در بدو ورود.
- اخذ اطلاعات لازم از پلان و محل استقرار زائرين و شناسايي آن و همياري و مساعدت در اختصاص اطاق – شقه - به بانوان كاروان با توجه به شناخت قبلي از آنان
- انتقال نيازها و... در محل اسكان خواهران به مدير گروه و پيگيري تا حصول نتيجه و رفع آن
- هماهنگي و ارائه اطلاعات لازم و دقيق به زائرين زن در جهت شناسايي محل استقرار سرويسهاي اياب و ذهاب به حرم و اهتمام جدي در اين امر
- هماهنگي و همياري لازم با روحاني و معينه كاروان و ساير عوامل گروه در جهت انجام به موقع حركت به سمت مسجد شجره، طواف و ساير زيارات.... و حضور دائم و مستمر در كنار زائرين زن و انتقال مشكلات و مسائل مربوطه در اولين فرصت به مدير و روحاني و معينه.
- اهتمام و همكاري لازم در انجام مراسم‌هاي خاص خواهران در مسجد الحرام و مسجد النبي با مدير، روحاني و معينه.
- حضور مستمر و دائم و هماهنگي لازم در شركت در مراسم‌هايي كه از سوي بعثه مقام معظم رهبري برگزار خواهد شد.
57 |
- توجه ويژه به زائرين سالخورده، بيمار و تنها در طول سفر و ارائه گزارشات و هماهنگي لازم در اين خصوص با پزشك گروه
- بررسي و هماهنگي لازم در انجام اعمال و مناسك زائرين زن با كمك روحاني و معينه كاروان و توجه به مشكلات آنان
- اهتمام و همكاري لازم در انجام جلسات آموزشي – مناسك در طول سفر با شركت كليه زائرين زن
- رعايت و كنترل دقيقه اصول اخلاقي و شئونات اسلامي و تذكر نكات لازم در مورد حجاب و تردد خواهران و...
- كنترل لازم و مرتب از حضور زائرين زن در كاروان و اطلاع و پيگيري لازم در خصوص زائرين كه عدم حضور آنان در كاروان غير طبيعي است و اطلاع امر به مدير گروه
- كمك و مساعدت لازم در امر پذيرايي و تداركات زائرين زن به طور مستمر و دائم.
- توجه به انجام امر نظافت بخش محل اسكان زائرين زن به طور مستمر و منظم (اعم از سرويسهاي بهداشتي و راهروها و شقه‌هاي قسمت بانوان)
- ارائه توضيحات و تذكرات لازم در خصوص امر عزيمت و زمان حركت گروه به سمت مكه، مدينه، فرودگاه مدينه و فرودگاه جده.
- حضور مستمر و مؤثر در كنار زائرين به هنگام عزيمت به فرودگاه و رسيدن به فرودگاه مقصد و خروج آن از فرودگاه. ( 1 )
1 . متأسفانه در شرح وظايف ابلاغي در خصوص وظايف و مسئوليت‌هاي مهم مديران درباره شوراي فرهنگي و گروه ارشاد، مطلبي ذكر نشده است.
58 |