بخش 6
د) ارزشیابی یک ـ تحلیل عملکرد اجرایی سازمان حج و زیارت دو ـ توان راهبَری سه ـ برنامه‌ریزی و راه‌بُرد چهار ـ سرمایه‌های انسانی پنج ـ منابع و ظرفیت‌های درونی و بیرونی شش ـ سرمایه‌های سازمانی هفت ـ ارزش‌آفرینی برای مخاطبان هشت ـ ارزش‌آفرینی برای سرمایه انسانی نه ـ ارزش‌آفرینی برای جامعه ده ـ ارزش‌آفرینی عملکردی یازده ـ مهم‌ترین کارها درباره ارزشیابی بعثه دوازده ـ تحلیل عملکرد بعثه در سطح کلان امتیاز نهایی عملکرد بعثه سیزده ـ گفت‌وگو با معاون برنامه‌ریزی و نظارت چهارده ـ بررسی و نظرسنجی اینترنتی ه) مدیریت اهل‌سنت یک ـ پیش از موسم اول ـ شورای تخصصی دوم ـ برگزاری دوره‌های آموزشی تمهیدی سوم ـ برگزاری سه دوره آزمون و مصاحبه چهارم ـ برگزاری دوره بدو خدمت در مشهد پنجم ـ عمره کارآموزی ششم ـ آموزش مکاتبه‌ای هفتم ـ انتخاب و گزینش روحانیان هشتم ـ رابط فرهنگی نُهم ـ همایش یک روزه روحانیان دهم ـ گزینش میهمانان موسم تمتع یازدهم ـ تهیه و ارسال بسته‌های فرهنگی برای زائران دواز
|
|
|
ساختار سازماني معاونت مبنا در موسم حج
|
|
|
بر پايه گزارش‌هاي عرضه شده و درون‌مايه نشست‌هاي تخصصي و مصاحبههاي فراوان خبرگان در اين زمينه، توجه بيشتر به شناسايي گنجايش گسترده حج، زمينه‌سازي به انگيزه بهرهمندي زائران از دوره حج‌گزاري و آمادهسازي زمينه براي بهرهمندي از فرصتهاي اين دوره در سطح امت اسلامي به‌ويژه جمهوري اسلامي ايران به همت مسئولان بعثه مقام معظم رهبري، موضوعي انكارناشدني است و اين موضوع با برنامهريزيهاي بهينه بلندمدت و روي‌كرد مخاطب‌محوري، توجه به زائران بيت الله الحرام و حرم شريف نبوي و تعامل هدفمند با سازمانهاي همكار به سامان خواهد رسيد.
د) ارزشيابي
واحد ارزشيابي كه پيش از 1386 مستقيم با نظارت نماينده محترم ولي فقيه كار مي‌كرد، اكنون در قالب مديريت به «
مبن»
منتقل شده است. اين واحد در ساختار پيشين بعثه، از يك يا دو نفر براي اجراي وظيفه بررسي عملكرد مديران بعثه به صورت قضاوتي و ناسامان‌مند شكل گرفته بود، اما در ساختار تازه، وظايف آن بدين شرح است:
? طراحي ابزاري مناسب براي ارزشيابي عملكرد بعثه؛
? ارزشيابي عملكرد معاونتها و مديريتهاي بعثه هنگام برپايي موسم؛
? نظارت بر اجراي درست برنامههاي بعثه؛
? عرضه گزارش ارزشيابي بعثه همراه با راه‌كارهاي ويژه؛
? ارزشيابي عملكرد مديران و كاركنان.
اين واحد در دوره برگزاري حج سي‌ام نيز به كمك گروه ارزشيابي پيشين (1387) و با توجه به تأكيد معاون محترم برنامهريزي، نظارت و ارزشيابي بر عدم اعزام تكراري ارزشيابان، گروه تازه‌اي از همكاران پيشين بعثه گرد آورد و سرانجام ساختار سازماني بخش ارزشيابي بعثه مقام معظم رهبري در موسم حج 1388، در اين چارچوب جاي گرفت:
|
|
|
اين الگو بر اين فرض استوار است كه اهرمهاي فعاليت ورودي سامانه شمرده شده و نتايجي به دنبال آورده است. اين نتايج به درك نيازها و شناسايي انحرافات خواهد انجاميد كه اين امر خود يادگيري را به دنبال مي‌آورد. هر يك از حوزههاي نهگانه اين الگو، شاخصها و هر يك از شاخصها متغيرهاي متفاوتي براي سنجش عملكرد دارد.
معاونت برنامهريزي، نظارت و ارزشيابي براي نظارت بر عملكرد سازمان حج و زيارت، ساختار زير را به كار گرفته است:
|
|
|
بازرسان بعثه با توجه به اين سازماندهي، با حضور روزانه در كاروانهاي مستقر در مدينه منوره و مكه مكرمه، اطلاعات ميداني را گردآوري ميكردند. اين كار به انگيزه ضبط و مهار رفتار سازماني صورت مي‌گرفت. با حضور در كاروانها و شناسايي مشكلات موجود و تلاش فراوان براي حل آنها، تلاش شد كه وضع موجود بهتر شود. از سوي ديگر، با گردآوري اطلاعات ناظران ويژه و ارزشيابان در صحنه اصلي عمليات، امكان انجام تحليلهاي كلان فراهم گردد. به طور كلي هر يك از كاروانها در موسم حج 1388، دست كم سه بار مورد بازرسي قرار گرفت. از طرف ديگر ناظران ويژه با حضور در ستاد و مصاحبه با مسئولان، حضور در جلسات تخصصي و همچنين سركشي به آشپزخانهها، انبارها، درمانگاهها، ايستگاههاي حمل و نقل (درون‌شهري و فرودگاهها) و هتلها، طيف ديگري از اطلاعات را گردآوري ميكردند.
يك ـ تحليل عملكرد اجرايي سازمان حج و زيارت
هر چند كاهش كمابيش چهل درصدي زائران و حذف زائران مسن و بيمار و شرايط خاص حج سال جاري بر رضايت‌مندي زائران تأثير مثبت گذاشته است، اما در مجموع عملكرد متوليان حج زمينه رضايت‌مندي كمابيش مطلوب زائران را فراهم كرده است. با وجود اينكه برنامههاي راهبردي بلندمدت و ميانمدت براي اداره زائران در حج تدوين و ابلاغ نشده، مديريت متمركز، يكسان بودن خدمات، توجه به رضايت‌مندي زائران و...، از مهم‌ترين سياستهايي بوده است كه مسئولان سازمان حج و زيارت بدانها توجه كرده‌اند. مهم‌ترين كارهاي كه سازمان حج و زيارت در موسم حج 1388 بدانها پراخت، چنين گزارش ميشود:
? سازماندهي زائران در 494 كاروان؛
? برنامهريزي اعزام و اسكان شصت هزار زائر و كارگزار در سرزمين وحي در 52 ساختمان در مدينه منوره و 149 ساختمان در مكه؛
|
|
|
? عرضه خدمات پزشكي و بهداشتي به زائران ايراني به صورت متمركز (به صورت چند بيمارستان در مكه مكرمه و مدينه منوره و مطبهاي پزشكي) و غيرمتمركز (در كاروانها)؛
? حمل و نقل و جابه‌جايي زائران در كشور عربستان (جده به سمت مدينه منوره، مدينه منوره به مكه مكرمه و مكه مكرمه به جده) با همكاري دو شركت حافل و تاسكو. شركت حافل شصت درصد زائران (37800 نفر) و شركت تاسكو، چهل درصد آنان (25200 نفر) را جابه‌جا كردند؛
? به كارگيري 350 دستگاه اتوبوس از جده به مكه شركت حافل و 150 دستگاه از شركت «
تاسكو»
و به كارگيري 1306 دستگاه از مدينه به مكه از شركتهاي تاسكو و 380 دستگاه «
قلاّب»
براي انتقال بار زائران؛
? سازماندهي زائران در ايام تشريق و عرضه خدمات بهينه به آنان؛
? فراهم كردن خدمات تغذيه براي زائران ايراني با همكاري دو آشپزخانه متمركز در مكه مكرمه و دو آشپزخانه متمركز در مدينه منوره؛
? فراهم آوردن تداركات.
بر پايه گزارش نظارت ويژه و بازرسي بعثه، مهم‌ترين توان‌مندي‌هاي عملكردي سازمان بدين شرح است:
? پيشبيني براي شكستن انحصار، رعايت تشريفات انعقاد قراردادها و پيشبيني ضمانت اجرا در قراردادها؛
? دادن قراردادها و چك ليست به مجريان؛
? ايجاد سامانه رايانهاي برخط (on line) براي ضبط و مهار وظايف به همت شركت بيمه و هيئت پزشكي ضروري؛
? بررسي كليه مقررات و دستورالعمل‌هاي دولت عربستان در خصوص حج و خدمت رساني به حجاج به ويژه آنهايي كه در توافقنامه انعقاد قراردادهاي مسكن، حمل
|
|
|
و نقل و تغذيه و تداركات و... براي دفاع از حقوق زائران؛
? تشكيل دفتر امور حقوقي و قراردادها به انگيزه انسجام كار از ديد محتوايي و نظرخواهي درباره قراردادها و انعقاد قرارداد و توافقنامه با حضور كارشناسان حقوقي صاحب‌نظر و استقرار سامانه جامع در اين باره؛
? بازنگري در اصلاح ساختارهاي مالي در چارچوب استانداردهاي حسابداري مؤسسات غيرانتفاعي به منظور شفافيت امور مالي سازمان و استخراج بهاي تمام شده خدمات به‌طور واقعي؛
? تشكيل كميسيون بودجه عملياتي سال 1389 با تركيب كارشناسي مناسب و تهيه بودجه عملياتي سال؛
? استفاده از تكنيك حسابرسي عملياتي يا حسابرسي جامع درباره فعاليت‌هاي
سازمان؛
? حسابرسي مستقل و استقرار حسابرس داخلي در سازمان؛
? اصلاح مفاد آيين‌نامه مالي و معاملاتي بودجه اختصاصي بر پايه شيوه رايج و خريد مواد تداركاتي بر پايه مذاكره؛
? واگذاري كل عمليات خريد در ايران بر پايه قانون‌ها و مقررات كشور به شركتي برخوردار از تجربه و تخصص لازم در زمينه خريد مواد تداركاتي به انگيزه برآوردن نياز سازمان؛
? عرضه گزارش سازمان به حوزه نمايندگي ولي فقيه درباره رفع ضعف احتمالي و كارهاي صورت گرفته به انگيزه تقويت نظارت داخلي با توجه به گزارش مديريت حسابرس مستقل؛
? تأمين مواد غذايي مرغوب (برنج، گوشت قرمز، مرغ منجمد، فيله مرغ و سبزي‌هاي منجمد)؛
? توزيع كافي و مناسب مواد غير لبني و پاسخگويي به درخواست‌هاي منطقي افزون
|
|
|
بر سرانه تعيين شده؛
? بهبود نسبي وضع عمومي و تجهيز آشپزخانه «
دخيل»
در مدينه؛
? استفاده از سامانه رايانهاي و تحت وب براي دريافت و اعلام آمار و عرضه گزارش؛
? فعاليت مؤثر مسئولان بهداشت و پزشكان در آشپزخانه؛
? دسترسي رايانهاي به اطلاعات و مشخصات عمومي ساختمان‌ها؛
? اجاره بخش فراواني از هتلها در منطقه مركزي مكه و مدينه و كاهش عوارض منفي دوري از حرم مانند گم شدن زائران، تصادفات، نياز به حمل و نقل و... ، در سنجش با سالهاي گذشته؛
? كاهش ساختمان‌هاي مشروط و مردود با توجه به كلّ ساختمان‌هاي اجاره شده در سنجش با روند سالهاي گذشته؛
? تأسيس مديريت نظارت بر سلامت كاروانها و عملكرد پزشكان كاروان؛
? وجود ساختار نرم افزاري (PDA) براي اطلاع از وضعيت پزشكان كاروانها و نظارت‌هاي پزشكان ناظر؛
? تهيه تلفن همراه براي همه پزشكان كاروانها و ارتباط سريع با آنان؛
? تهيه اطلاعات سلامت زائران در ايران (پيش از سفر) و استفاده از آن در سفر؛
? واگذاري بخشي از رفتار‌هاي بهداشتي و نظارت بر آنها در كاروانها، به پزشك كاروان؛
? به كارگيري مناسب سامانه ارجاع در پذيرش بيماران تخصصي در بيمارستان؛
? داشتن شرح وظايف مدون حمل و نقل و استقرار يك باب دفتر براي اجراي وظايف در فرودگاه مدينه؛
? مجهز بودن سيستم حمل و نقل به تجهيزات مخابراتي بي‌سيم و تلفن همراه؛
? داشتن ارتباط نزديك و دوستانه با عوامل سعودي مستقر در فرودگاه؛
? استاندارد كردن ساك‌ها از نظر ابعاد و شكل ظاهري؛
|
|
|
? رضايت‌مندي زائران از كترينگ و پذيرايي و رفتار مهمانداران هواپيما؛
? آشنايي رانندگان به راه‌هاي جدّه ـ جحفه و جدّه ـ مكه؛
? تردد بدون نقص فني اتوبوس‌هاي تاسكو و حافل؛
? نظم و نظافت خوب در سالن‌هاي عمومي فرودگاه و توجيه مناسب مديران و زائران كاروانها براي ورود و خروج.
بر پايه بررسيها و گزارش‌هاي ناظران ويژه و بازرسان، پيشنهاد شده است كه بندهاي زير در عملكرد سازمان حج و زيارت در صورت امكان تقويت شوند:
? افزايش آشپزخانههاي پخت متمركز به‌ويژه در مكه و اصلاح آشپزخانههاي موجود؛
? بررسي ميزان كالري، ويتامين و مواد پروتئيني و املاح غذاي زائران در موسم حج با تن سنجي علمي و تطبيق و تنظيم برنامه غذايي مناسب با آن؛
? توجه به پيشنهادهاي حقوقي و قراردادي با توجه به تأثير فراوان آنها در تداركات و تغذيه؛
? اصلاح سامانه توزيع مواد ميان كاروانها و اجراي روش تحويل كالا در محل استقرار كاروان؛
? پيشبيني و شناسائي تأمين‌كنندگان جايگزين در عربستان هنگامي كه تأمين‌كننده اصلي از اداي تعهدات خود ناتوان ميشود با تشكيل بانك اطلاعات درباره شركتهاي توانمند و خوشنام در اين زمينه؛
? اصلاح وضع توزيع مواد لبني؛
? نظارت دقيق بر اوزان تعيين شده ماهي قزل آلا و مرغ منجمد؛
? برگزاري همايش سالانه بين‌المللي علمي ـ پژوهشي درباره سلامت زائران در مكه مكرمه؛
? تأسيس مؤسسه علمي ـ پژوهشي بين‌المللي با موضوع سلامت زائران بيت‌الله الحرام و حرم نبوي؛
|
|
|
? بررسي تأسيس يك بيمارستان ايراني با سرمايه‌گذاري مشترك با عربستان سعودي يا كشورهاي اسلامي؛
? بررسي هزينه اثربخشي خدمات سلامت در حج؛
? انتقال بيمارستان به يكي از طبقات ساختمان جديد بعثه (دار‌هادي)؛
? ايجاد مديريت آموزشي و پژوهشي مركز پزشكي حج؛
? تهيه ساك‌هاي يكسان براي زائران با كيفيّت مناسب و انعطاف‌پذير، مانند ساك‌هاي زائران كشور اندونزي؛
? تأمين لباسهاي يكسان براي عوامل حمل و نقل در فرودگاهها؛
? ايجاد زمينه لازم براي تفكيك جنسيتي زائران در ايستگاههاي «
مظله»
و «
باب علي»
؛
? برخورد مناسب و قانوني با شركتهاي حمل و نقلي كه به قرارداد خود با سازمان عمل نكردهاند؛
? انعقاد قرارداد در بخش‌هاي گوناگون با حداقل سه شركت براي امكان جابه‌جايي هنگام بروز مشكل؛
? انتخاب نوع كاميون حمل بار متناسب با ميزان و ابعاد بار زائران.
گروه ارزشيابي از آغاز سال با حضور در نشست‌هاي شوراي تخصصي معاونتها و مديريتها كوشيد كه عملكرد حوزههاي گوناگون را بررسي كند. از سوي ديگر بر پايه تصميم كارشناسان، هر يك از ارزشيابان، پيش از موسم حج تمتع، به انگيزه آشنايي بيشتر با كارهاي خود، دست كم يك بار به عتبات يا مكه (عمره مفرده) سفر كردند. اين تصميم در تسهيل ارزشيابي عملكرد حج تمتع بسيار كارساز بود. همچنين پيش از برگزاري موسم، گزارش آمادگي معاونتهاي بعثه، ارزشيابي كيفي برنامهها و عملكرد شوراهاي تخصصي نيز فراهم آمد. بخش‌هاي الگوي ارزشيابي كنوني بدين شرح گزارش ميشود:
|
|
|
دو ـ توان راهبَري
اين بخش به چگونگي دست‌يابي رهبران به آرمان و مأموريت بعثه و آسان‌سازي دست‌يابي به آنها و ارزش‌هاي موفقيت بلندمدت ميپردازد و آنها را از طريق فعاليت و رفتار مناسب به كار ميگيرد و با همكاري شخصي، به ايجاد و به كارگيري سامانه مديريت مطمئن ميشود.
سه ـ برنامهريزي و راه‌بُرد
اين بخش به بررسي برنامهريزي راه‌بُردي، برنامههاي بهبود مشاركت، ارتباط ميان برنامهريزي و جهتگيري راهبردي بعثه، اندازه‌گري اصلاح و بازنگري برنامهها و ارزيابي شيوه گردش اطلاعات و سامانه‌هاي اطلاعاتي ميپردازد.
|
|
|
چهار ـ سرمايه‌هاي انساني
در اين حوزه، مباحثي درباره مديريت نيروي انساني فعال در بعثه مقام معظم رهبري مطرح ميشود و براي بررسي آن معيارهايي عرضه مي‌كند.
پنج ـ منابع و ظرفيتهاي دروني و بيروني
اين بخش به بررسي مديريت منابع مالي و غير مالي بعثه و منابع مشترك با ديگر سازمانها ميپردازد.
شش ـ سرمايه‌هاي سازماني
اين بخش به بررسي چگونگي مديريت فرآيندها براي پشتيباني از سو‌گيري راه‌بُردي بعثه با تأكيد ويژه بر پيش‌گيري به جاي درمان و بهبود مستمر بر پايه معيارهاي زير ميپردازد.
|
|
|
هفت ـ ارزش‌آفريني براي مخاطبان
اين حوزه دربرگيرنده همه تحولات اعتقادي، ايماني و اخلاقي زائران است.
هشت ـ ارزش‌آفريني براي سرمايه انساني
در اين حوزه، مباحث مربوط به رضايت كاركنان و ارزيابي عملكرد نيروي انساني فعال در بعثه مقام معظم رهبري مطرح ميشود.
|
|
|
نه ـ ارزش‌آفريني براي جامعه
اين حوزه عرصههاي ملي و بين‌المللي را در برمي‌گيرد.
ده ـ ارزش‌آفريني عملكردي
در اين حوزه پي‌آمدهاي كليدي عملكردي بررسي ميشود. اين پي‌آمدها خود از فعاليت و مأموريتهاي اصلي معاونتها و مديريتهاي بعثه برمي‌آيند.
يازده ـ مهم‌ترين كارها درباره ارزشيابي بعثه
در موسم حج تمتع سال جاري، گروه ارزشيابي داراي بالاترين آمادگي بود و توانست بيش از 85% اطلاعات گردآوري كند. افزون بر وظايف سالهاي گذشته؛ يعني گردآوري اطلاعات از معاونتها و مديريتها و كمك به تصميمسازي بهينه آنها در حين كار و...، مهم‌ترين كارهاي جديد انجام شده در اين حوزه در موسم حج 1388 چنين است:
|
|
|
پيش از موسم، آمادگي بعثه براي حضور در موسم حج بررسي شد و گزارشي به تفكيك معاونتها و مديريتهاي بعثه تدوين شد. اين كار با هدف عرضه بازخورد مناسب به بعثه پيش از موسم صورت گرفت و در آن مشكلات احتمالي و بالقوه شناسايي و به معاونتها و مديريتهاي بعثه اعلام شد.
گروه تخصصي ارزشيابي با گردآوري اطلاعات گوناگون از منابع متفاوت، گزارش‌هاي موضوعي مختلفي در دورههاي زماني روزانه، سه روزه و هفتگي استخراج كرده‌اند كه راهگشاي تصميمگيري مديريت ارشد بعثه بوده است. براي نمونه رضايتسنجي زائران درباره عملكرد بعثه و سازمان حج و زيارت به صورت روزانه سامان يافت. در اين گزارش، نظر زائران درباره چگونگي آيين‌هاي برگزار شده، بسته‌هاي فرهنگي، دسترسي منابع پاسخگو به پرسش‌هاي شرعي، عملكرد نيروهاي بعثه در برگزاري دعاي كميل، عملكرد نيروهاي بعثه در توزيع نشريه «
زائر»
و شيوه دسترسي به آن، پاسخگويي و پيگيري بازرسان بعثه بررسي شد. از سوي ديگر رضايت زائران از حوزههاي مختلف عملكردي سازمان حج و زيارت مانند حمل و نقل، مسكن، بهداشت و درمان و تغذيه و تداركات اندازه‌گيري، اما به طور كلي دوازده گزارش موضوعي استخراج و به نماينده محترم ولي فقيه عرضه شد كه بيشتر آنها دستور ايشان را در آن زمينه به دنبال داشت. اين موضوعات چنين‌اند:
? رضايتسنجي زائران به صورت روزانه؛
? تحليل كارهاي فرهنگي ـ مذهبي به صورت روزانه؛
? تحليل مراسم دعاي كميل به صورت هفتگي؛
? تحليل موردي همايشهاي گوناگون (معاونت بينالملل و مديريت اهل سنت)؛
? تحليل عملكرد كتابخانه به صورت هفتگي؛
? تحليل عملكرد نشريه «
زائر»
به صورت هفتگي و ويژهنامههاي آن؛
? تحليل عملكرد نشر مشعر؛
|
|
|
? تحليل عملكرد پايگاه اينترنتي حج؛
? تحليل عملكرد صدا و سيما در آيين حج 1388؛
? تحليل عملكرد وهابيان به صورت سه روز يك بار؛
? رضايتسنجي روحانيان اهل سنت؛
? بررسي وضع كاروانهاي ايرانيان خارج از كشور.
گروه تخصصي ارزشيابي با همكاري ارزشيابان، بولتن خبري بعثه را هر روز تدوين و آن را به نماينده محترم ولي فقيه عرضه ميكردند. اين بولتن مهم‌ترين اطلاعات و موضوعات مرتبط را با موسم حج (عملكرد بعثه، سازمان حج، عملكرد كشور ميزبان و حتي ديگر كشورها) در برداشت و به صورت تحليلي ـ خبري بدانها مي‌پرداخت و به عرضه دستورات در آن باره مي‌انجاميد. ارزيابي كمّي عملكرد همه معاونتها و مديريتهاي بعثه براي نخستين بار صورت گرفت؛ چنان‌كه امكان مقايسه معاونتها و مديريتهاي گوناگون بعثه فراهم آمد.
دوازده ـ تحليل عملكرد بعثه در سطح كلان
با توجه به اطلاعات گردآوري شده، نتيجه نهايي عملكرد حوزه نمايندگي ولي فقيه در حج 1388 در نمودار زير مي‌گنجد. بر پايه اطلاعات گردآوري شده، امتياز نهايي عملكرد بعثه معادل 74 يا «
خوب»
بوده است.
|
|
|
امتياز نهايي عملكرد بعثه
ميانگين امتياز عملكرد بعثه در هر يك از معيارهاي نهگانه چنين است:
امتياز نهايي عملكرد بعثه در معيارهاي نهگانه (نمودار تار عنكبوتي)
از زاويهاي ديگر امتياز نهايي عملكرد بعثه در معيارهاي نهگانه زير نمودار ميشود:
امتياز نهايي عملكرد بعثه در معيارهاي نهگانه
|
|
|
بر پايه ارزشيابي صورت گرفته، مهم‌ترين توان‌مندي‌هاي بعثه در حج 1388 چنين است:
? گسترش ارتباط گستردهتر با نخبگان حوزوي و هماهنگي با مراكز تخصصي حوزه علميه به منظور جذب روحانيان و معينههاي كاروانها؛
? پيگيري هدفمند ايجاد رشته تخصصي حج (سطح 3) در حوزه علميه؛
? برگزاري كلاس‌هاي انتقال تجارب روحانيان؛
? بالا بودن رضايت زائران از عملكرد روحانيان تحت تأثير فضاي معنوي
حج؛
? تدوين شرح وظايف هر يك از اعضاي شوراهاي فرهنگي و گروههاي ارشاد و تهيه فرم‌هاي گزارشگيري مناسب؛
? آمادهسازي به موقع فضاي كتابخانه، استقرار و قفسهبندي كتابها در مدينه؛
? عرضه كتب به كاربران به صورت سي دي يا فلش در كتابخانه مدينه منوره؛
? توان بسيار خوب شناسايي و برقراري ارتباط با مسئولان بعثههاي ديگر
كشورها؛
? ديپلماسي فعال ارتباطات با كشورهاي هدف و ترغيب آنان به حضور در بعثه جمهوري اسلامي و زمينه‌سازي براي ملاقاتها به رغم محدوديت و سياست منزوي كردن ايران؛
? توجه ويژه به اصلاح الگوي مصرف در بخش منابع و تخصيص صحيح منابع و صرفه‌جويي در هزينه‌ها؛
? به دست آوردن رضايت زائران با برگزاري دعاي كميل در چند نوبت؛
? اعلام رضايت عوامل سعودي از نظم و همكاري ايرانيان در برگزاري مراسم در مقايسه با ديگر كشورها؛
? نظارت مستمر داخلي بر عملكرد از طريق برگزاري جلسات تخصصي؛
|
|
|
? سركشي به بيشتر كاروانهاي اهل سنت و دريافت گزارش كار از همه روحانيان كاروانهاي اهل سنت به طور منظم؛
? برگزاري منظم و مستمر شوراي افتاي اهل سنت؛
? توان‌مندي حرفهاي مدير سايت در كارهاي رايانهاي، نشر و خبر؛
? عرضه مطالب سايت به چندين زبان؛
? دريافت مجوز رسمي انتشار از كشور ميزبان (عربستان).
براي تقويت نقاط‌قوت و انجام بهتر وظايف، به موضوعات زير بايد بيشتر توجه شود:
? بهبود و تقويت چرخه اطلاعات در سازمان بعثه و سازمان حج و سازمانهاي همكار بيروني؛
? بررسي و تبيين سازِ كارهاي مطمئن و هم‌افزايي مسئوليتهاي بعثه و سازمانهاي همكار اثرگذار به انگيزه تقويت تعامل مجموعههاي همكار؛
? تدوين برنامه راهبردي بعثه به انگيزه همراه‌سازي همه برنامههاي عملياتي
بخشي؛
? نهادينه كردن ارتباط با نخبگان حوزوي و دانشگاهي در عرصههاي گوناگون؛
? كوشش در راهاندازي رشته مديريت حج به انگيزه توسعه و تربيت و پرورش حرفهاي مبلغ از طريق ايجاد مركز آموزش عالي تربيت مبلغ؛
? تقويت اتاق فكر با بهرهگيري از كارشناسان جامع و برخوردار از تجربه و خبرگي براي شناسايي ظرفيتهاي پنهان حج؛
? تأكيد بر برگزاري نشستها و همايشهاي مربوط به حج با حضور نخبگان جهان اسلام؛
? شناسايي ظرفيتهاي گسترده موجود در حج و توجه بيشتر به بهرهگيري از اين ظرفيتها و پيگيري و تأكيد بر سياستهاي تبليغي نظام مقدس جمهوري اسلامي از
|
|
|
طريق ظرفيتهاي ديگر كشورها و مليت‌ها؛
? آسيبشناسي نظام گزارشدهي در بعثه؛
? مشكل‌يابي زنجيره جذب، آموزش، به‌كارگيري و ارزيابي روحانيان و مبلغان؛
? آسيبشناسي زنجيره تهيه محصولات فرهنگي در بعثه.
سيزده ـ گفت‌وگو با معاون برنامهريزي و نظارت
سؤال ( جناب حجت‌الاسلام و المسلمين آقاي محمدصادق عرب، براي ارزيابي و نظارت بر فعاليت‌هاي فرهنگي و اجرايي كارگزاران حج و مديران كاروانها چه تمهيداتي انديشيده‌ايد؟
جواب ( حيطه وظايف معاونت برنامهريزي، نظارت و ارزشيابي به دو بخش اجرايي و فرهنگي تقسيم ميشود. دو مديريت در بازرسي و نظارت بر كارهاي رفاهي و اجرايي وجود دارد؛ يكي مديريت نظارت و حسابرسي كه وظيفه نظارت‌هاي تخصصي بر بخش‌هاي مختلف سازمان حج و زيارت را بر عهده دارد. مانند نظارت بر مسكن، حمل و نقل، تغذيه و تداركات، بهداشت و درمان، قراردادها و... مديريت ديگر مربوط به بازرسي و رسيدگي به شكايات است كه بر كار عوامل مديريتي و خدماتي كاروانها نظارت دارد. بر اساس رهنمودهاي نماينده محترم ولي فقيه، مديران كاروانها افزون
بر خدمت‌رساني در بخش‌هاي رفاهي و خدماتي، بستر و لوازم سخت‌افزاري مسائل
و كارهاي فرهنگي را فراهم مي‌كنند. در بخش فرهنگي نيز دو مديريت عهده‌دار وظايفي‌اند؛ يكي مديريت طرح و برنامه و ديگري مديريت ارزشيابي. در مديريت ارزشيابي كمابيش همه معاونتهاي بعثه و مديريتهاي مستقل و محصول كار هر يك از معاونتها، برپايه الگوي ارزشيابي علمي ارزيابي مي‌شوند و در مسير اين ارزيابي اگر بهبود لازم باشد، سازوكار آن طراحي ميشود تا در سال بعد سطح كيفي برنامهها ارتقا يابد.
|
|
|
در مديريت طرح و برنامه، اين بستر هم در بخش اجرايي و هم فرهنگي از طريق شوراهاي تخصصي و كمك‌گيري از نخبگان كاروانها فراهم شده است تا هر سال چند گام به جلو برود.
سؤال ( با توجه به تمهيدات گسترده‌اي كه در نظر گرفته شده، امسال چه تغييراتي نسبت به سالهاي گذشته داشتيد؟
جواب ( امسال در كل ساختار كاروانها و تشيكلات ما تغييرات اساسي صورت گرفته است. امسال به اين جمع‌بندي رسيديم كه در مناطق ستادي مكه و مدينه افرادي به عنوان نمايندگان بعثه حضور داشته باشند و كليه كارهاي مربوط را پيگيري كنند. اين باعث ميشود كه تصميم‌گيري‌ها خيلي سريع‌تر صورت پذيرد.
سؤال ( برنامههاي معاونت برنامهريزي سازمان حج و زيارت براي اصلاح الگوي مصرف چيست؟
جواب ( مقام معظم رهبري در سالهاي پيش نيز بحث صرفه‌جويي اشاره كرده‌اند و ما از دو سال گذشته بر اين پايه كار مي‌كرديم كه هرگاه امكان صرفه‌جويي و استفاده بهينه وجود داشت، درباره‌اش كوتاهي نكنيم. همه كارهاي حوزه نمايندگي ولي فقيه را بر پايه اين برنامه محوري و محصول كار استوار كرديم. با اين روش نتيجه عملكرد هر بخشي با توجه به هزينه‌ها شفاف ميشود. از سوي ديگر، هر كاري را كه مي‌شد با ابزار نو و رايانه انجام داد، جايگزين نيروي انساني كرديم كه اين خود در بخش‌هاي مختلفي به صرفه‌جويي انجاميد.
نيازسنجي نيز از ديگر كارهاي ما در اين زمينه است؛ يعني به همان مقداري كه امكانات و نيرو نياز داريم، از آن بهره مي‌گيريم.
چهارده ـ بررسي و نظرسنجي اينترنتي
معاونت برنامهريزي، نظارت و ارزشيابي علمكرد بعثه مقام معظم رهبري براي
|
|
|
بهرهگيري از نظرات و ديدگاه‌هاي زائران بيت‌الله الحرام درباره خدمات و فعاليت‌هاي سازمان حج و زيارت و حوزه نمايندگي ولي فقيه در امور حج و زيارت در حوزههاي برنامههاي پيش از اعزام كاروانها، سامانه‌هايي را مانند حمل و نقل هوايي و زميني، ورود به عربستان، بهداشت و درمان، تغذيه، مسكن و فعاليت‌ها و برنامههاي فرهنگي و نظرسنجي اينترنتي را راهاندازي كرد. زائران براي شركت در نظرسنجي و ثبت ديدگاه‌هاي خود به سامانه اينترنتي به نشاني www.nazarsanji.ir مي‌رفتند و پس از اتصال به اين سامانه و وارد كردن شماره كاروان خود، محل تكميل فرم، جنسيت، سن و تحصيلات در نظرسنجي شركت و نظرات خود را اعلام ميكردند.
ه) مديريت اهل‌سنت
براي اجرايي كردن سياست‌ها و رسيدن به اهداف بلند مدت مديريت اهل سنت، فعاليت‌هاي پيش از موسم در قالب چهار عنوان آموزشي، فرهنگي، ارتباطات و ستادي پس از دوره حج 1429 به انگيزه تحقق آن اهداف و شكل‌گيري مناسب و هدفمند فعاليت‌هاي مذهبي و فرهنگي كاروانهاي اهل سنت جاي گرفت و با عنايت خداوند متعال، رهنمود‌ها و حمايت‌هاي نماينده محترم ولي فقيه و همكاري صميمانه معاونتهاي مختلف بعثه مقام معظم رهبري و تلاش‌هاي شبانه‌روزي همكاران مديريت اهل سنت، امسال (1388) نيز برنامههاي اين مديريت به خوبي اجرا شد. انتشار شش شماره ويژه‌نامه زائر اهل سنت، همايشهاي مكه و مدينه و ارتقاي سطح كيفي و علمي روحانيان، معين و معينههاي كاروانها از برنامههاي ويژه اين مديريت در آيين حج سي‌ام بود.
اميد است خداوند توفيق عرضه خدمات بيشتر را به زائران بيت الله الحرام به ما بدهد. گزارش چكيده‌اي از فعاليت‌هاي پيش از موسم و هنگام برگزاري آن، بدين شرح عرضه ميشود:
|
|
|
يك ـ پيش از موسم
اول ـ شوراي تخصصي
در آغاز سال 1388 با پيگيري معاونت مَبنا و مديريت و با همكاري معاونتهاي محترم بعثه، شوراي تخصصي مديريت تشكيل شد. اين شورا هر دو هفته يك‌بار در روزهاي پنج‌شنبه در قم برگزار ميشود و در مجموع هفده نشست برگزار شده است. موضوعات مطرح شده در اين نشست به اين شرح است:
? تعيين سياستهاي آموزشي، فرهنگي و ارتباط ويژه؛
? تصويب نظام جامع آموزشي (دورههاي تمهيدي، بدو خدمت، عمره كارآموزي و مكاتبه‌اي ضمن خدمت و تعيين منابع)؛
? تدوين ضوابط و اصول حاكم بر انتشار نشريه «
زائر»
(ويژه اهل سنت)؛
? سياستهاي جاري و برنامه‌اي.
دوم ـ برگزاري دورههاي آموزشي تمهيدي
در نظام جامع آموزشي مديريت، برگزاري دورة آموزشي تمهيدي پيشبيني شده است كه در سال 88 تاكنون پنج دوره آن در استان‌هاي هرمزگان، كردستان (دو دوره) و گلستان (دو دوره) با هشت واحد درسي و با موضوعات «
فقه مقارن»
، «
مناسك مقارن»
، «
جهان اسلام»
، «
آشنايي با اماكن مكه و مدينه»
، «
كلام مقارن»
و «
نقد وهابيت»
برگزار شده است. در اين پنج دوره مجموعاً سيصد نفر آموزش ديده‌اند.
استقبال از دوره‌ها در همه استان‌ها بسيار شايسته و آموزش‌‌ها نيز با توجه به حضور استادان برجسته از سطح بالايي برخوردار بوده است.
سوم ـ برگزاري سه دوره آزمون و مصاحبه
پس از برگزاري دورههاي آموزشي، 160 پرسش گزينه‌اي از مباحث درسي تهيه و
|
|
|
سه آزمون برگزار شد كه پذيرفته‌شدگان در آزمون شفاهي (مصاحبه) نيز شركت
كردند.
چهارم ـ برگزاري دوره بدو خدمت در مشهد
شصت برگزيده دوره مقدماتي در دورههاي با هشت واحد درسي و با سرفصل‌هاي تاريخ تحليلي اسلام، فقه مقارن، تفسير آيات حج، عقل و دين، اخلاق فردي و اجتماعي، اصول مديريت فرهنگي شركت كردند و پس از برگزاري دوره به عمره كارآموزي فرستاده شدند.
پنجم ـ عمره كارآموزي
49 نفر از روحانياني كه آزمون شفاهي و كتبي دورههاي آموزشي را با موفقيت
سپري كردند، به عمره كارآموزي فرستاده شدند در اين دوره با حضور استادان
محترم دكتر بي‌آزار شيرازي و حجت الاسلام توحيدي و با برگزاري دورههاي زيارت ويژه افزون بر كامل كردن آموزش‌هاي خود به صورت عملي با وظايف‌شان بيشتر آشنا شدند.
ششم ـ آموزش مكاتبه‌اي
به انگيزه استمرار آموزش روحانيان كاروانها و روزآمد كردن اطلاعات آنان، سه عنوان كتاب درباره زيارت، وهابيت و اهل بيت براي روحانيان حج 88 فرستاده با طراحي صد سؤال (چهل سؤال فقهي و شصت سؤال از كتاب‌هاي ارسالي) اين آزمون برگزار شد.
هفتم ـ انتخاب و گزينش روحانيان
با توجه به ارزيابي عملكرد روحانيان، معين و معينههاي كاروانهاي اهل سنت و با
|
|
|
رعايت آخرين تاريخ تشرف آنان، هر سال روحانيان عمره و تمتع انتخاب و مراحل اعزام آنها تنظيم ميشود.
هشتم ـ رابط فرهنگي
به انگيزه نظارت بر عملكرد روحانيان و برنامهريزي فرهنگي براي كاروانهاي اهل سنت در دو سال اخير درباره فرستادن رابط فرهنگي به عمره كارهايي صورت پذيرفته كه با توجه به تفاوت‌هاي موجود در كاروانها و روحانيان، تفكيك حوزه فعاليتي ثمرات خوبي را در برداشته است. افزون بر رابط روحانيان، رابطان فرهنگي بر فعاليت‌هاي فرهنگي كاروانها و برگزاري جلسات سخنراني نظارت مي‌كنند. هشت تن از رابطان فرهنگي كه به عمره سال 88 فرستاده شده‌اند، از كارشناسان آشنا به امور اهل سنت بوده‌اند.
نُهم ـ همايش يك روزه روحانيان
به انگيزه توجيه روحانيان، معين و معينههاي كاروانهاي اهل سنت در سال 88، يك روز پس از ملاقات با مقام معظم رهبري همايشي يك روزه برگزار شد.
دهم ـ گزينش ميهمانان موسم تمتع
هر سال به انگيزه قدرداني از كوشش‌هاي شخصيت‌هاي برجسته فرهنگي، سياسي و مذهبي اهل سنت، پانزده نفر در قالب ميهمان مقام معظم رهبري توفيق تشرف به حرمين شريفين را پيدا مي‌كنند
ميهمانان مديريت در موسم حج سي‌ام چنين‌اند: آقايان مولوي محمد اسحاق مدني (رئيس شوراي افتاء)، شيخ عبدالكريم محمدي (مفتي شافعي)، مولوي علي احمد سلامي (مفتي حنفي)، ماموستا محمد مسعودي ملقرني (مفتي شافعي)، ارسلان ازهاري (معاون
|
|
|
استاندار)، دكتر ناصر هنر (پزشك فوق تخصص)، حميدرضا پشنگ (نمايندة خاش)، آخوند عبدالحي ميرزا علي (امام جمعه آق قلا)، مولوي ابراهيم فاضلي حسيني (امام جمعه تايباد)، محمد اكبر چاكرزهي (فرماندار نيك شهر)، ماموستا احمد ملكي (امام جمعه موقت كامياران)، ناصر سليم زاده (مشاور استاندار)، ماموستا حسين عزيزي يكشوه (مدير حوزه)، محمد قجقي (رئيس بنياد)، آبتين اميري (نويسنده و سردبير مجله).
يازدهم ـ تهيه و ارسال بسته‌هاي فرهنگي براي زائران
? تصحيح و چاپ كتاب «
بايدها و نبايده»
بر پايه مذاهب شافعي و حنفي؛
? انتخاب كتب مربوط به مناسك و يا مرتبط با اسرار و معارف حج، نوشته علماي اهل سنت؛
? بومي‌سازي لوح فشرده «
مسير عشق»
كه تصاوير سه بعدي اماكن مقدس را براي اهل سنت در بردارد.
دوازدهم ـ طراحي لوح فشرده مناسك اهل سنت به سه زبان
پس از تهيه و انتشار مناسك حج شافعي و حنفي، با استفاده از موسم تمتع و عمره و با همكاري روحانيان كاروانها و همكاري پيگيرانه و صميمانه مسئولان نشر مشعر، مناسك جديد به فارسي، كردي و تركمني ضبط شد تا پس از آمادهسازي و تكثير در سبد فرهنگي زائران جاي گيرد.
سيزدهم ـ تهيه فيلم مستند خدمات نظام جمهوري اسلامي ايران به اهل سنت
شناساندن خدمات نظام به اهل سنت كشور، از نيازهاي هر سال بعثه مقام معظم رهبري در ديدار با نمايندگان ديگر كشورهاي اسلامي است. طرح تهيه اين مستند با نظر موافق نماينده محترم ولي فقيه و با همكاري گروه فني صدا و سيما آغاز شد و اكنون مستندي درباره استان‌هاي كرمانشاه و كردستان در دست تدوين است.